Consejo
Cómo escoger el software para tu conjunto: las 10 preguntas que el consejo debe hacer
Una guía neutral para el consejo: qué preguntarle a cualquier proveedor de software de propiedad horizontal sobre la empresa, los datos, la migración, el soporte y los costos, y cómo responde TREBET a cada punto.
Equipo TREBET · · 7 min de lectura
Cambiar el software de un conjunto es una decisión que el consejo vive durante años: ahí quedan las cuotas, la cartera, las actas y la contabilidad. Antes de mirar pantallas bonitas, conviene hacerle a cualquier proveedor las mismas diez preguntas y pedir las respuestas por escrito.
Esta guía sirve para evaluar a cualquiera, incluido TREBET. Al final de cada punto contamos cómo lo respondemos nosotros, con lo que dice nuestro contrato. Las respuestas de los demás pídeselas a ellos.
La lista corta: márcala con el consejo
1. La empresa y el contrato, completos
Pide la razón social, el NIT, el nombre del representante legal y el certificado de existencia y representación legal. Lee el contrato entero: si tiene espacios en blanco, cláusulas «por definir» o no dice qué ley aplica, todavía no es un contrato.
2. Propiedad y exportación de los datos
La información del conjunto (unidades, propietarios, cartera, actas, contabilidad) es del conjunto. Pregunta si el contrato lo dice así, en qué formato puedes descargarla, si te cobran por sacarla y cuánto tiempo tienes para hacerlo después de cancelar.
3. Migración y mes en paralelo
Pregunta qué se trae del programa anterior y qué no, quién hace la migración y si puedes revisar cómo queda antes de cargar. Desconfía de un «lo migramos todo»: la historia contable de años anteriores casi nunca se muda bien, y no hace falta que se mude.
4. Conciliación bancaria y recaudo
Pregunta por dónde pasa el dinero de las cuotas: ¿llega directo a la cuenta del conjunto o pasa por el proveedor? Y cómo se cruza cada pago con la cuota que salda: a mano con el extracto, con el comprobante del residente o de forma automática.
5. Acceso del consejo en solo lectura
El consejo vigila la gestión, así que necesita ver las cifras sin depender de que alguien le mande un informe. Pregunta si los consejeros tienen su propio acceso y si ese acceso es de solo lectura, para que nadie pueda cambiar nada por error.
6. Trazabilidad de los cambios
Pregunta si queda registro de quién creó, cambió o borró cada cosa, y si alguien puede editar ese registro. Pregunta también qué pasa con un periodo contable ya cerrado: ¿se puede reescribir?
7. Soporte
Pregunta por qué canales se pide ayuda, en qué horario y en cuánto tiempo responden. Y la pregunta que casi nadie hace: ¿qué pasa si la plataforma se cae varios días? Un porcentaje de disponibilidad sin consecuencias por incumplirlo vale poco.
8. Costos totales, incluido el recaudo
La mensualidad es solo una parte. Pide por escrito el costo de implementación, si el precio incluye IVA, cuánto cobran por cada pago recaudado, si hay cobros por usuario, por asamblea o por funciones adicionales, y con cuánto aviso pueden subir el precio. Suma un año completo antes de comparar.
9. Prueba gratis
Un buen software se deja probar con los datos reales del conjunto, no solo con una demostración preparada. Pregunta cuánto dura la prueba, qué incluye y qué pasa con los datos si no sigues.
10. Referencias
Pide dos o tres conjuntos parecidos al tuyo que puedas llamar. Si el proveedor es nuevo y no los tiene, que lo diga; lo que no debe hacer es mostrarte logos o cifras que no puede respaldar.
El mejor software para tu conjunto es el que responde por escrito las diez preguntas, incluidas las incómodas.
Las respuestas de TREBET, de un vistazo
| Pregunta | Cómo responde TREBET |
|---|---|
| La empresa | TREBET S.A.S., NIT 901.932.785-0, Bogotá D.C. Términos completos publicados |
| Los datos | Son de la copropiedad. JSON completo y CSV por tabla; 30 días para exportar si cancelas |
| La migración | Unidades, plan de cuentas, terceros, saldos y cartera, con «Solo verificar». La historia se queda |
| La conciliación | Bre-B directo a la cuenta del conjunto, sin comisión. Conciliación del extracto en Contabilidad |
| El consejo | Rol propio, solo lectura en finanzas |
| El rastro | Registro de auditoría por 24 meses; periodos cerrados que no se reescriben |
| El soporte | Correo y plataforma, días hábiles. Más de 48 horas sin un módulo pago: se extiende el plan |
| Los costos | Comunidad sin plan ni cobro en dinero; precios publicados; sin comisión por Bre-B |
| La prueba | Primer mes gratis de Consejo y Contabilidad |
| Las referencias | Empresa nueva: lo decimos y te dejamos comprobarlo |
Cómo decidirlo en el consejo
Pasa estas preguntas a dos o tres proveedores, pon sus respuestas lado a lado y decidan con votación y acta, como cualquier contratación. Así la decisión queda documentada para la asamblea y para el próximo consejo.
Preguntas frecuentes
01¿Qué debe preguntar el consejo antes de cambiar de software?
Quién es la empresa y si el contrato está completo, de quién son los datos y cómo se exportan, qué se migra, cómo se concilian los pagos, qué ve el consejo, si queda rastro de los cambios, cómo es el soporte, cuánto cuesta en total, si hay prueba gratis y qué referencias tiene.
02¿Se puede migrar la historia contable de años anteriores?
Lo usual es migrar los saldos al corte y dejar la historia en el programa anterior, guardando en PDF el libro auxiliar y el balance de prueba de los periodos cerrados. En TREBET funciona así.
03¿El software debe recibir el dinero de las cuotas?
No es necesario. En TREBET los residentes pagan por Bre-B directo a la cuenta del conjunto y la plataforma solo registra y concilia los pagos.
¿Quieres ver cómo responde TREBET a tu consejo?
Agenda una demostración con los casos de tu conjunto y lleva estas diez preguntas.
