Módulo consejo
Casos con tres proponentes, votación del consejo, acta automática firmada digitalmente y contrato con seguimiento. Todo el proceso de decisión, en un solo lugar.
01El problema
Hoy una decisión del consejo vive repartida entre cotizaciones por correo, audios, un acta en Word y un contrato que nadie encuentra. Meses después nadie recuerda quién aprobó qué, ni con cuáles condiciones.
02Funcionalidades
Seis herramientas que trabajan juntas.
Casos y votaciones
Cada decisión es un caso con su contexto, sus proponentes y el voto de cada consejero.
Comunicados
Avisos del consejo a la comunidad, con la decisión y sus razones.
Contratos
Del precontrato a la firma del proveedor, con seguimiento del cumplimiento.
Proveedores
Directorio con los proponentes de cada caso y el historial de quién ganó qué.
Actas
Se generan solas al cerrar la votación y se firman digitalmente.
Archivos
Pólizas, cotizaciones, contratos y soportes en un archivo consultable.
03Una decisión, de principio a fin
Se abre un caso. Sale un contrato firmado.
Impermeabilizar una terraza, cambiar la vigilancia, pintar la fachada: el recorrido es siempre el mismo y queda documentado.
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Administración
Términos de referencia
El administrador abre el caso: tema, descripción, alcance y lo que se necesita resolver.
Así se ve en la plataforma - 2
Proveedores
Tres proponentes
Tres proveedores presentan su oferta de servicio o producto sobre los mismos términos.
Así se ve en la plataforma - 3
Consejo
Contexto y debate
El consejo revisa todo el contexto y las ofertas en un solo lugar, pregunta y opina.
Así se ve en la plataforma - 4
Consejo
Votación
Cada consejero vota. La votación se cierra con un resultado claro: aprobada o sin mayoría.
Así se ve en la plataforma - 5
Plataforma
Acta automática
Al cerrar, el acta de la decisión se genera sola, con el detalle de los votos.
Así se ve en la plataforma - 6
Presidente y secretario
Firma digital
Les llega la notificación y firman el acta con firma digital autenticada.
Así se ve en la plataforma - 7
Plataforma
Precontrato
Si hubo aprobación, se genera el precontrato; si todo está bien, solo queda firmarlo.
Así se ve en la plataforma - 8
Proveedor
Contrato y seguimiento
Al proveedor le llega un correo para firmar, y el cumplimiento se documenta en Contratos.
Así se ve en la plataforma
Si no hay mayoría, también queda escrito. El acta registra que la decisión no alcanzó los votos, y el caso puede reabrirse con nuevos términos o escalarse a la asamblea.
04Anatomía de un caso
Todo el contexto en una sola pantalla.
El consejero no tiene que buscar nada: los términos, las tres ofertas y el estado de la votación están juntos.
05Red de proveedores
No empiezas con una hoja en blanco.
Tu consejo puede buscar proveedores que ya trabajaron con otros conjuntos de TREBET.
Cada conjunto arma su propio directorio, pero la plataforma reúne los proveedores de toda la red: los buscas por categoría o NIT, ves con cuáles comunidades han trabajado y las opiniones que dejaron los consejos después de cada contrato. Cuando uno te sirve, lo agregas a tu directorio con un clic y queda listo para invitarlo al próximo caso. Los de tu comunidad siguen siendo tuyos: nadie más ve tus datos de contacto ni tus contratos.
06Veeduría
Además de decidir, el consejo vigila.
La misma pestaña reúne lo que antes se pedía por correo al administrador.
Gestión
Recaudo, cartera en mora y ejecución del presupuesto, mes a mes.
PQRS escaladas
Lo que los residentes reportan y no se ha resuelto.
Contratos vigentes
Qué se contrató, con quién, por cuánto y hasta cuándo.
Archivo
Pólizas, actas firmadas y soportes, disponibles cuando se necesiten.
07Preguntas
Sobre el consejo en TREBET.
01¿Quién abre un caso?
La administración. Redacta los términos de referencia con el tema, la descripción y lo que se necesita resolver, y suma las ofertas de los tres proponentes.
02¿Cómo se firma el acta?
Al cerrar la votación, el acta se genera automáticamente y llega una notificación al presidente y al secretario de la sesión, que la firman con firma digital autenticada.
03¿Qué pasa si no hay mayoría?
El acta deja constancia de que la decisión no alcanzó los votos. El caso puede reabrirse con nuevos términos o escalarse a la asamblea.
04¿El contrato también queda en la plataforma?
Sí. Si la decisión se aprueba, se genera un precontrato; al firmarlo, le llega un correo al proveedor para que firme. Desde ahí se hace seguimiento y se documenta el cumplimiento en Contratos.
05¿Quién puede ver el módulo de consejo?
Solo los usuarios con rol de consejero, además de la administración. Los demás residentes ven la app de comunidad de siempre.