Validez legal
Un acta firmada acá, una votación con quórum, un estado financiero, una certificación de deuda. Cada cosa tiene un valor distinto y depende de algo distinto. Acá está cada una, con la norma en la mano y sin adornos — incluido lo que TREBET no hace.
Esta página es informativa y no es asesoría jurídica. Lo que obliga es el contrato de servicio; el detalle completo, con las normas citadas, está en el documento de alcance y validez legal.
01Alcance
Actas del consejo y de la asamblea
Qué queda registrado
El acta se arma mientras la reunión ocurre: orden del día, deliberación, el resultado de cada votación con el coeficiente de cada voto, y la firma electrónica de quien preside y de quien hace de secretario. Queda la fecha y hora de cada firma y una huella del documento, de modo que un cambio posterior se note.
Qué valor tiene
La Ley 675 exige que las decisiones consten en actas firmadas por el presidente y el secretario, y que el administrador entregue copia dentro de los veinte días hábiles siguientes. La Ley 527 de 1999 le reconoce valor probatorio a los mensajes de datos y admite la firma electrónica, que se presume confiable cuando las partes acordaron usarla y el método identifica al firmante y detecta alteraciones.
Ley 675 de 2001, art. 47 · Ley 527 de 1999 · Decreto 2364 de 2012
Qué sigue necesitando
- No es firma digital con certificado acreditado ante la ONAC: es firma electrónica con evidencia.
- No se registra ante ninguna entidad ni se protocoliza ante notario.
- Si el reglamento de la copropiedad pide una formalidad adicional, hay que cumplirla igual.
02Alcance
Votaciones y reuniones no presenciales
Qué queda registrado
Quién votó, qué votó y cuándo, con su coeficiente; el quórum y la mayoría alcanzada calculados sobre coeficientes, no sobre manos levantadas; y el cierre automático en la fecha configurada.
Qué valor tiene
La Ley 675 admite las reuniones no presenciales y las decisiones por comunicación escrita, y fija el quórum deliberatorio y las mayorías decisorias, incluidas las del 70 % para ciertas decisiones. La votación vale si se cumplen esos requisitos y lo que diga el reglamento.
Ley 675 de 2001, art. 39, 41, 42, 43, 45 y 46
Qué sigue necesitando
- No verifica la calidad de propietario ni la validez de los poderes: eso lo admite o lo rechaza quien preside.
- No convoca por usted: la antelación de quince días y el contenido de la convocatoria son de quien convoca.
03Alcance
Contabilidad, estados financieros e informes
Qué queda registrado
Libros de contabilidad, estados financieros bajo el marco que elija la copropiedad, ejecución presupuestal, informes en PDF, los asientos automáticos de causación, pago e intereses, el registro de las facturas electrónicas recibidas y expedidas (leyendo su XML) y la liquidación mensual de la nómina directa con su causación.
Qué valor tiene
La información se prepara bajo los marcos técnicos normativos vigentes. Los estados financieros los certifica el contador público de la copropiedad y, cuando hay obligación de revisor fiscal, es él quien los dictamina.
Decreto 2420 de 2015 y Decreto 2706 de 2012 · Ley 222 de 1995, art. 37 · Ley 675, art. 56
Qué sigue necesitando
- TREBET no es contador público ni revisor fiscal: no certifica, no dictamina y no firma ante terceros.
- No presenta declaraciones ante la DIAN ni expide factura electrónica, documento soporte ni nómina electrónica: la copropiedad los expide con su proveedor tecnológico o la solución gratuita de la DIAN y TREBET los registra con su soporte.
- Las cuotas de administración no requieren factura; los demás ingresos (arriendo de zonas comunes, parqueadero de visitantes, publicidad) sí, y TREBET marca como pendiente el que no la tenga.
- La nómina calcula seguridad social, parafiscales y prestaciones, pero no genera la planilla PILA ni liquida retención en la fuente laboral, salario integral, incapacidades o terminación de contratos.
- Conservar libros y soportes por el término que exija la norma sigue siendo de la copropiedad.
04Alcance
Cartera, mora y cobro
Qué queda registrado
El estado de cuenta de cada unidad, los intereses de mora con la tasa configurada, la antigüedad de la deuda y en qué etapa de gestión va el cobro.
Qué valor tiene
La certificación del administrador sobre la existencia y el monto de las deudas por expensas presta mérito ejecutivo junto con el acta correspondiente. La plataforma reúne y ordena la información con la que se produce esa certificación.
Ley 675 de 2001, art. 48
Qué sigue necesitando
- Quien certifica la deuda es el administrador, con su firma y bajo su responsabilidad.
- El interés de mora no puede pasar el máximo legal: configurar una tasa mayor no la vuelve legal.
- TREBET no representa judicialmente a nadie ni adelanta el cobro jurídico. Eso lo hace un abogado.
05Alcance
Pagos en línea
Qué queda registrado
El vínculo entre una obligación —una cuota, un cargo, una reserva— y el pago que la salda, con el comprobante de la pasarela y su reflejo contable.
Qué valor tiene
El comprobante que expide la pasarela es el soporte del pago. Los recursos se abonan a la cuenta de la copropiedad.
Qué sigue necesitando
- TREBET no custodia dinero de las copropiedades ni es una entidad financiera.
- La conciliación con el extracto bancario la hace la copropiedad.
06Alcance
Contratos con proveedores
Qué queda registrado
A partir de la decisión del consejo, un borrador con el objeto, el valor, el plazo y las obligaciones aprobadas, firmado electrónicamente por las partes y con seguimiento de las entregas.
Qué valor tiene
Mismo régimen de firma electrónica de las actas. El contrato obliga a quienes lo firman, dentro de las facultades que cada uno tenga.
Ley 527 de 1999 · Ley 675 de 2001, art. 51
Qué sigue necesitando
- No suple las facultades del administrador ni los límites de cuantía del reglamento.
- No valida ante la entidad emisora los documentos que cargue el proveedor: los guarda, no los verifica.
- El borrador no es asesoría legal; hay que revisarlo antes de firmarlo.
07Sin letra menuda
Lo que TREBET no hace.
Decirlo de frente ahorra un malentendido caro. Si algo de esta lista es lo que su copropiedad necesita, lo necesita de un profesional, no de un software.
- 01No es contador público, revisor fiscal, abogado ni asesor tributario.
- 02No certifica ni dictamina estados financieros.
- 03No certifica deudas: eso lo hace el administrador.
- 04No representa judicialmente a nadie ni adelanta cobros jurídicos.
- 05No registra, protocoliza ni radica documentos ante notarías, la DIAN o la Superintendencia.
- 06No custodia dinero ni opera como entidad financiera.
- 07No administra la copropiedad ni toma decisiones por ella.
- 08No emite firma digital con certificado acreditado.
08Datos personales
Quién responde por los datos.
Bajo la Ley 1581 de 2012 la copropiedad es la responsable del tratamiento y TREBET actúa como encargada, por cuenta suya y siguiendo sus instrucciones. Esa relación queda por escrito.
¿Le quedó una dudaque esto no responde?
Escríbanos con el caso concreto de su copropiedad y le respondemos con la norma en la mano.