Alcance del servicio y validez legal de lo que produce la plataforma — TREBET

Versión 2026-09-28. Documento informativo. No es asesoría jurídica: describe qué produce la plataforma, con qué valor y de qué depende ese valor.

Este documento complementa los Términos y condiciones y no los sustituye. Ante cualquier diferencia, prevalece el contrato.

Cómo leer esto

Por cada cosa que la plataforma produce —un acta, una votación, un estado financiero, una certificación de deuda— hay tres preguntas distintas que conviene no mezclar:

1. Qué produce TREBET y qué queda registrado.
2. Qué valor tiene y de qué depende que lo tenga.
3. Qué NO reemplaza, es decir, qué sigue necesitando a una persona, a un profesional o a una entidad.

1. Actas del consejo y de la asamblea

Qué produce. El acta se arma con lo que ocurrió mientras ocurría: el orden del día, la deliberación, el resultado de cada votación con el coeficiente de cada voto, y la firma electrónica de quienes presiden y hacen de secretario. Queda registrada la fecha y hora de cada firma, la identidad de la sesión que firmó y una huella del documento firmado, de modo que cualquier cambio posterior sea detectable.

Qué valor tiene. La Ley 675 de 2001 (artículo 47) exige que las decisiones consten en actas firmadas por el presidente y el secretario de la reunión, y que el administrador ponga copia a disposición de los propietarios dentro de los veinte días hábiles siguientes. La Ley 527 de 1999 reconoce valor probatorio a los mensajes de datos y admite la firma electrónica; el Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) precisa cuándo esa firma se presume confiable, principalmente cuando las partes acordaron usarla y el método permite identificar al firmante y detectar alteraciones del documento.

En la práctica: el acta electrónica firmada en TREBET vale entre quienes aceptaron usar este medio, y su fuerza probatoria depende de la evidencia que la acompaña, que es precisamente lo que la plataforma conserva.

Qué NO reemplaza.

• No es firma digital en el sentido estricto de la Ley 527: eso exige un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada ante la ONAC. TREBET usa firma electrónica con evidencia, no certificados de ese tipo.
• No registra el acta ante ninguna entidad, no la protocoliza ante notario ni la inscribe en ningún libro público.
• No sustituye lo que el reglamento de propiedad horizontal de cada copropiedad exija: si el reglamento pide una formalidad adicional, hay que cumplirla.

2. Votaciones y reuniones no presenciales

Qué produce. El registro de quién votó, qué votó, cuándo, y con qué coeficiente; el cálculo del quórum y de la mayoría alcanzada; y el cierre de la votación en la fecha configurada.

Qué valor tiene. La Ley 675 admite reuniones no presenciales (artículo 42) y decisiones por comunicación escrita (artículo 43), y fija el quórum deliberatorio y las mayorías decisorias (artículos 45 y 46), incluidas las que exigen mayoría calificada del 70 %. Una votación hecha por la plataforma es válida en la medida en que se cumplan esos requisitos legales y lo que disponga el reglamento.

Qué NO reemplaza.

• No verifica la calidad de propietario ni la validez de los poderes. Quien preside la reunión es quien admite o rechaza una representación; TREBET registra la decisión que esa persona tome.
• No convoca por usted: la antelación mínima de quince días calendario y el contenido de la convocatoria (artículo 39) son responsabilidad de quien convoca.
• No decide si el reglamento permite la modalidad no presencial.

3. Contabilidad, estados financieros e informes

Qué produce. Libros de contabilidad, estados financieros bajo el marco normativo que la copropiedad elija, ejecución presupuestal, informes en PDF y los asientos automáticos de causación, pago e intereses.

Qué valor tiene. La información se prepara bajo los marcos técnicos normativos del Decreto 2420 de 2015 (para el Grupo 3, el Decreto 2706 de 2012 y su anexo). Los estados financieros los certifica el contador público de la copropiedad (Ley 222 de 1995, artículo 37) y, cuando la copropiedad está obligada a tener revisor fiscal (Ley 675, artículo 56, para las de uso comercial o mixto), es el revisor quien los dictamina.

Qué NO reemplaza.

• TREBET no presta servicios de contaduría pública ni de revisoría fiscal, no certifica ni dictamina estados financieros, y no firma nada ante terceros. Esa firma la pone un contador público con tarjeta profesional vigente.
• No presenta ni radica declaraciones ante la DIAN, no expide factura electrónica y no determina si la copropiedad es contribuyente o responsable de algún impuesto.
• No releva a la copropiedad de conservar libros, soportes y documentos por el término que exija la norma aplicable, aunque estén almacenados en la plataforma.

4. Cartera, mora y cobro

Qué produce. El estado de cuenta de cada unidad, el cálculo de intereses de mora con la tasa configurada, la antigüedad de la deuda y el estado de gestión del cobro.

Qué valor tiene. La Ley 675 (artículo 48) dispone que la certificación expedida por el administrador sobre la existencia y el monto de las deudas por expensas presta mérito ejecutivo, junto con el acta correspondiente. La plataforma reúne y ordena la información con la que se produce esa certificación.

Qué NO reemplaza.

• Quien certifica es el administrador, bajo su responsabilidad y con su firma; TREBET no certifica deudas ni responde por su exactitud.
• El interés de mora no puede exceder el máximo legal vigente; configurar una tasa mayor en la plataforma no la hace legal. La tasa la certifica periódicamente la Superintendencia Financiera.
• TREBET no ejerce representación judicial ni extrajudicial: no presenta demandas, no adelanta procesos ejecutivos y no reemplaza al abogado que lleve el cobro jurídico.

5. Pagos en línea

Qué produce. El vínculo entre una obligación (una cuota, un cargo, una reserva) y el pago que la salda, con el comprobante de la pasarela y su reflejo contable.

Qué valor tiene. El comprobante que expide la pasarela es el soporte del pago. La conciliación con el extracto bancario la hace la copropiedad.

Qué NO reemplaza.

• TREBET no custodia dinero de las copropiedades. El recaudo lo procesa una pasarela de pagos y los recursos se abonan a la cuenta de la copropiedad. TREBET cobra su comisión por el servicio, en los términos publicados.
• No es una entidad financiera ni está vigilada como tal.

6. Contratos con proveedores

Qué produce. A partir de la decisión del consejo, un borrador de contrato con el objeto, el valor, el plazo y las obligaciones que se aprobaron, con firma electrónica de las partes y seguimiento de las entregas.

Qué valor tiene. El mismo régimen de la firma electrónica descrito en el punto 1. El contrato obliga a quienes lo firman, dentro de las facultades que cada uno tenga.

Qué NO reemplaza.

• No suple las facultades del administrador. La representación legal de la copropiedad y los límites de cuantía para contratar los fijan la Ley 675 (artículo 51) y el reglamento; contratar por encima de esos límites sin autorización no se vuelve válido por haberse hecho en la plataforma.
• No verifica la existencia, la capacidad ni el cumplimiento tributario del proveedor. Los documentos que el proveedor cargue (RUT, cámara de comercio, certificación bancaria) se almacenan, no se validan ante la entidad que los expide.
• El borrador no es asesoría legal: debe revisarlo quien corresponda antes de firmarlo.

7. Datos personales

Qué produce. El tratamiento de los datos de residentes, propietarios, empleados y proveedores necesarios para operar la copropiedad.

Qué valor tiene. Bajo la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, la copropiedad es la responsable del tratamiento y TREBET actúa como encargada, por cuenta de ella y siguiendo sus instrucciones. Esa relación se documenta en el acuerdo de encargo y la lista de proveedores que procesan datos está en subencargados.

Qué NO reemplaza. La copropiedad conserva sus obligaciones como responsable: adoptar su propia política, atender los derechos de los titulares y, si le aplica, inscribir sus bases en el Registro Nacional de Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Funciones asistidas por inteligencia artificial

Los borradores de actas, los análisis de propuestas y cualquier otro texto generado automáticamente pueden contener errores u omisiones. Son un punto de partida para que una persona competente revise, corrija y apruebe. Ninguna decisión que produzca efectos jurídicos debería tomarse solo con lo que produzca un modelo.

9. En resumen: lo que TREBET no hace

• No es contador público, revisor fiscal, abogado ni asesor tributario.
• No certifica ni dictamina estados financieros.
• No certifica deudas: eso lo hace el administrador.
• No representa judicialmente a nadie ni adelanta cobros jurídicos.
• No registra, protocoliza ni radica documentos ante notarías, la DIAN, la Superintendencia ni ninguna otra entidad.
• No custodia dinero ni opera como entidad financiera.
• No administra la copropiedad ni toma decisiones por ella.
• No emite firma digital con certificado acreditado.

Normas citadas

Contacto

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