Acuerdo de encargo del tratamiento
Ingresar →

Acuerdo de encargo del tratamiento de datos personales

Versión 2026-09-19. Borrador en revisión legal. Se firma como anexo del contrato de servicio con cada copropiedad.

Entre «NOMBRE DE LA COPROPIEDAD», NIT «NIT», representada por su administrador, en adelante el RESPONSABLE, y «RAZÓN SOCIAL», NIT «NIT», en adelante el ENCARGADO, se acuerda:

1. Objeto

El ENCARGADO tratará, por cuenta y bajo las instrucciones del RESPONSABLE, los datos personales de copropietarios, residentes, miembros del consejo, proveedores y sus contactos, con el único fin de prestar el servicio de la plataforma TREBET Contabilidad.

2. Alcance del tratamiento

  • Titulares: copropietarios, residentes, arrendatarios, miembros del consejo de administración, contadores y revisores fiscales designados, y contactos de proveedores.
  • Datos: identificación y contacto, unidad y coeficiente, estado de cuenta y pagos, soportes documentales, asistencia y votaciones en asambleas, y grabaciones de audio de las asambleas cuando el RESPONSABLE use esa función.
  • Operaciones: recolección, almacenamiento, uso, circulación entre los usuarios autorizados por el RESPONSABLE, y supresión.
  • Duración: la vigencia del contrato de servicio.

3. Obligaciones del ENCARGADO

  1. Tratar los datos solo conforme a las instrucciones del RESPONSABLE y a las finalidades del numeral 2; no usarlos para fines propios ni comercializarlos.
  2. Garantizar la seguridad de la información con las medidas descritas en su política de tratamiento: aislamiento por copropiedad en la base de datos, permisos por rol, cifrado en tránsito y en reposo, archivos privados con enlaces firmados y registro de auditoría.
  3. Guardar confidencialidad, incluso después de terminada la relación.
  4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
  5. Atender las solicitudes de titulares que reciba trasladándolas al RESPONSABLE dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y apoyarlo con la información y las herramientas necesarias para responder dentro de los plazos legales.
  6. Informar al RESPONSABLE, sin dilación injustificada y a más tardar dentro de las 48 horas siguientes a su conocimiento, cualquier violación de los códigos de seguridad que afecte los datos tratados, con la información disponible sobre el incidente.
  7. Permitir al RESPONSABLE exportar la totalidad de la información desde la plataforma, en formato estructurado, en cualquier momento.
  8. Suprimir o devolver los datos al terminar el contrato, en los términos del numeral 6.
  9. Informar previamente al RESPONSABLE la vinculación o el cambio de subencargados y mantener publicada la lista vigente (Proveedores que procesan datos), imponiéndoles obligaciones equivalentes a las de este acuerdo.

4. Obligaciones del RESPONSABLE

  1. Obtener y conservar la autorización de los titulares e informarles las finalidades, incluida la grabación de las asambleas cuando use esa función.
  2. Garantizar que los datos que registra son veraces, exactos, completos y actualizados.
  3. Atender y responder las consultas y reclamos de los titulares dentro de los plazos legales, usando la bandeja de solicitudes de la plataforma o el medio que prefiera.
  4. Administrar los accesos: invitar, cambiar de rol y desactivar usuarios cuando corresponda.
  5. Informar al ENCARGADO cualquier novedad que exija actualizar o suprimir datos.

5. Funciones con inteligencia artificial

Si el RESPONSABLE activa la transcripción de audio o la redacción asistida de actas, el audio y su transcripción se envían a los proveedores indicados en Proveedores que procesan datos únicamente para ejecutar esa tarea. El RESPONSABLE debe informar a los asistentes que la asamblea se graba y con qué propósito. El borrador generado debe ser revisado y aprobado por las personas competentes antes de su firma.

6. Terminación

Terminado el contrato, el RESPONSABLE dispone de 30 días para exportar su información. Vencido ese plazo, el ENCARGADO la eliminará de sus sistemas activos, salvo lo que deba conservar por obligación legal, y dejará constancia de la eliminación si se le solicita.

7. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus propias obligaciones. El ENCARGADO no responde por la inexactitud de los datos registrados por el RESPONSABLE ni por la falta de autorización de los titulares.

8. Ley aplicable

Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas concordantes.

Firman,

Por el RESPONSABLE: «NOMBRE», C.C. «CÉDULA», administrador de «COPROPIEDAD» — Fecha: «FECHA»

Por el ENCARGADO: «NOMBRE», C.C. «CÉDULA», representante legal de «RAZÓN SOCIAL» — Fecha: «FECHA»