Política de tratamiento de datos personales — TREBET Contabilidad

Versión 2026-09-19, adoptada por «RAZÓN SOCIAL» mediante «ACTA O RESOLUCIÓN N.º» del «FECHA DE ADOPCIÓN».

Elaborada conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Título 2, Capítulo 25) y la Ley 1266 de 2008 en lo pertinente.

1. Quién trata sus datos

Esta política la expide «RAZÓN SOCIAL», la empresa que desarrolla y opera la plataforma TREBET (en adelante, TREBET). No la expide su conjunto: cuando usted es copropietario o residente, quien decide sobre sus datos es la copropiedad donde vive, y TREBET los trata por cuenta de ella. Esa diferencia se explica en el punto 2 y es la que determina a quién debe dirigirse cada solicitud.

• Razón social: «RAZÓN SOCIAL»
• NIT: «NIT»
• Domicilio: «DIRECCIÓN, CIUDAD», Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: «CORREO DE PRIVACIDAD»
• Teléfono: «TELÉFONO»
• Área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos: «ÁREA O CARGO»

2. A quién aplica y en qué calidad

La Ley 1581 de 2012 distingue dos papeles: responsable es quien decide para qué se usan los datos, y encargado es quien los trata siguiendo instrucciones de otro. TREBET cumple los dos, según de quién sean los datos:

1. TREBET es responsable de los datos de quienes contratan y usan la plataforma por su cuenta: administradores, contadores, revisores fiscales, miembros de consejo y personas de contacto que crean una cuenta. Frente a ellos, las solicitudes se dirigen a TREBET.
2. TREBET es encargado de los datos de copropietarios, residentes y proveedores que cada copropiedad registra en la plataforma. Ahí la responsable es la copropiedad —la persona jurídica de propiedad horizontal, representada por su administrador— y TREBET solo hace lo que ella le instruye. Un copropietario puede dirigir su solicitud a la administración de su conjunto o a TREBET, que la tramitará o la trasladará a quien corresponda.

Lo que TREBET hace como encargado, y los límites de esa labor, están en el Acuerdo de encargo del tratamiento, que cada copropiedad acepta al usar la plataforma.

3. Datos que se tratan

TREBET no solicita datos sensibles (salud, origen étnico, opiniones políticas, biometría, entre otros) ni datos de niñas, niños y adolescentes. El audio de una asamblea puede contener la voz de los asistentes: la copropiedad debe informarles que la sesión se graba y para qué, antes de iniciar la grabación.

4. Finalidades

Como responsable: prestar y facturar el servicio, crear y administrar cuentas, autenticar usuarios, dar soporte, enviar avisos operativos y de seguridad, cumplir obligaciones legales y contables, y mejorar la plataforma con información agregada.

Como encargado, únicamente las finalidades que instruye la copropiedad: liquidar y cobrar cuotas, llevar la contabilidad y los libros, generar estados financieros e informes, gestionar proveedores y licitaciones, elaborar y distribuir actas, y enviar comunicados a copropietarios.

TREBET no vende, arrienda ni cede datos personales, ni los usa para publicidad de terceros.

5. Derechos del titular

Todo titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder de forma gratuita a sus datos.

6. Cómo ejercerlos

1. Canal: «CORREO DE PRIVACIDAD». Si los datos están en la plataforma de una copropiedad, el titular puede dirigirse también a la administración de su conjunto, que es la responsable.
2. Qué enviar: nombre, documento de identidad, copropiedad a la que pertenece, descripción de la solicitud y datos de contacto para la respuesta.
3. Plazos: las consultas se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más; los reclamos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más. Toda prórroga se informa al titular con los motivos.
4. Trazabilidad: cada solicitud se radica y se controla en la plataforma, con su plazo de vencimiento y la respuesta emitida.

7. Autorización

La autorización se obtiene al momento del registro (aceptación expresa de esta política) y, para copropietarios y residentes, a través de la copropiedad responsable, que debe conservar la prueba de la autorización. La plataforma guarda la evidencia de la aceptación de cada usuario: documento, versión, fecha y hora.

8. Seguridad de la información

Medidas implementadas:

• Acceso por autenticación y aislamiento por copropiedad a nivel de base de datos (Row Level Security): un usuario solo puede leer filas de los conjuntos a los que pertenece.
• Permisos por rol: contador y revisor fiscal no pueden alterar el libro diario; el consejo y los residentes tienen acceso de solo lectura al ámbito que les corresponde.
• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo en la infraestructura del proveedor de base de datos.
• Archivos privados (soportes de pago, contratos, audios y PDF de actas) con acceso por enlaces firmados de corta duración.
• Registro de auditoría inalterable de creaciones, cambios y eliminaciones, con usuario y fecha, conservado 24 meses.
• Copias de seguridad administradas por el proveedor de base de datos y control de cambios del código en repositorio.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Ante una violación de los códigos de seguridad que afecte datos de titulares, TREBET lo informará a la copropiedad responsable y a la SIC en los términos legales.

9. Transferencias y transmisiones internacionales

La plataforma se apoya en proveedores de infraestructura y servicios ubicados fuera de Colombia. La lista actualizada, con su finalidad y ubicación, está en Proveedores que procesan datos. Estas transmisiones se realizan con contratos que obligan a los proveedores a cumplir estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes.

10. Conservación

Los datos se conservan mientras exista la relación contractual y, después, por el término que exijan las obligaciones legales (entre ellas, la conservación de la información contable y de los libros). Terminada la relación, el cliente puede exportar su información y TREBET la elimina 30 días después, salvo lo que deba conservar por ley. La auditoría se conserva 24 meses.

11. Cookies y almacenamiento en su navegador

TREBET no usa cookies de publicidad ni de redes sociales, y no comparte su navegación con terceros con fines comerciales. Lo que se guarda en su navegador es lo mínimo para que la plataforma funcione, para recordar cómo prefiere verla y, solo si usted lo autoriza, para medir las visitas al sitio web:

Las tres primeras son estrictamente necesarias: sin ellas no es posible iniciar sesión ni mantenerla, así que no requieren autorización previa. Las tres siguientes solo guardan una preferencia suya y no permiten identificarlo.

Las de Google Analytics son de medición y solo se crean si usted elige «Aceptar» en el aviso de cookies del sitio web; si elige «Solo lo necesario», no se carga Google Analytics. Se usan únicamente en el sitio público (no dentro de la plataforma), sin fines publicitarios, y no se envían a Google su nombre, correo, teléfono ni el contenido de sus mensajes. Google LLC las procesa en Estados Unidos (ver la lista de proveedores).

Puede borrarlas en cualquier momento desde la configuración de su navegador; si borra las de sesión, tendrá que iniciar sesión de nuevo.

Si TREBET incorpora otras herramientas de medición o analítica, se solicitará su autorización antes de activarlas y esta sección se actualizará.

12. Vigencia

Esta política rige desde el «FECHA DE ADOPCIÓN» y se mantendrá vigente mientras «RAZÓN SOCIAL» trate datos personales. Las bases de datos se conservarán por el término indicado en el numeral 10. Los cambios se publicarán en https://www.trebet.co/legal/privacidad y, cuando sean sustanciales, se solicitará nuevamente la aceptación dentro de la plataforma.