¿Qué hace el consejo de administración y cómo decidir mejor?

El consejo de administración es uno de los órganos de dirección de la propiedad horizontal junto a la asamblea general. Sus miembros son propietarios elegidos por la asamblea que, sin reemplazar al administrador, supervisan la gestión y toman decisiones delegadas.

¿Es obligatorio?

La Ley 675 de 2001 lo exige en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto con más de treinta bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos (art. 53). En los conjuntos residenciales es opcional, pero la gran mayoría lo tiene porque la asamblea no puede reunirse cada vez que hay que decidir algo.

Sus funciones principales

Las funciones concretas las define el reglamento de propiedad horizontal, pero en la práctica se agrupan en tres verbos:

• Supervisar: revisar informes de recaudo, cartera y ejecución presupuestal; hacer seguimiento a PQRS y contratos.
• Aprobar: autorizar gastos dentro de los montos delegados, elegir proveedores y revisar el presupuesto antes de la asamblea.
• Sesionar: reunirse periódicamente, levantar actas y rendir cuentas a la asamblea.

El problema: decisiones sin rastro

En muchos conjuntos las aprobaciones ocurren en un grupo de chat: alguien envía tres cotizaciones en PDF, dos consejeros responden “de acuerdo” y otro no lee el mensaje. Meses después nadie recuerda quién aprobó qué ni con qué información.

Si una decisión no tiene registro de quórum, votos y soportes, es muy difícil defenderla ante la asamblea.

Cómo decidir con trazabilidad

• Cada solicitud debe tener monto, rubro presupuestal, cotizaciones y fecha límite.
• La deliberación ocurre sobre la solicitud, no en un chat paralelo.
• El voto de cada consejero queda registrado: aprobar, rechazar o abstenerse.
• Al cerrar el quórum se genera una constancia con fecha y hora.
• Los gastos que superan lo delegado se escalan a la asamblea.

Ese es exactamente el flujo del módulo de consejo de TREBET: términos de referencia, tres proponentes, deliberación, votación, acta automática firmada digitalmente y, si se aprueba, el contrato con seguimiento.