Contabilidad
NIF Grupo 3 en propiedad horizontal: guía práctica
Qué implica llevar la contabilidad de un conjunto bajo el marco para microempresas y qué reportes deberías recibir cada mes.
Equipo TREBET · · 8 min de lectura
Las copropiedades en Colombia deben llevar contabilidad bajo las Normas de Información Financiera (NIF). Muchos conjuntos residenciales aplican el marco del Grupo 3, pensado para microempresas y compilado en el Anexo 3 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 (originalmente Decreto 2706 de 2012).
El grupo que corresponde depende de criterios como el número de trabajadores, los activos y los ingresos de la copropiedad. Confirma siempre con tu contador cuál aplica a tu conjunto; algunos, por su tamaño, deben aplicar el Grupo 2 (NIF para Pymes).
La idea central: causación
Bajo NIF los hechos económicos se reconocen cuando ocurren, no cuando se paga o se cobra. En un conjunto eso significa:
- Las cuotas de administración se registran como cuenta por cobrar e ingreso el día en que se generan, aunque el residente pague después.
- Los gastos se registran cuando se recibe el servicio, aunque la factura se pague el mes siguiente.
- Los intereses de mora se causan sobre la cartera vencida.
Así, los estados financieros muestran la realidad: cuánto se debe al conjunto, cuánto debe el conjunto y cuál fue el resultado del periodo.
Los reportes que deberías ver cada mes
- Balance general (estado de situación financiera): bancos, cartera, proveedores y fondos.
- Estado de resultados: ingresos por cuotas e intereses frente a gastos de funcionamiento.
- Ejecución presupuestal: lo aprobado por la asamblea frente a lo ejecutado, rubro por rubro.
- Cartera por edades: quién debe, cuánto y desde cuándo.
El fondo de imprevistos
La Ley 675 obliga a constituir un fondo de imprevistos con un porcentaje de recargo no inferior al 1 % del presupuesto anual de gastos comunes (art. 35). Debe reflejarse en la contabilidad y no puede usarse para gastos ordinarios.
Periodos cerrados y certificación
Una buena práctica, que TREBET convierte en regla, es cerrar cada periodo una vez el contador lo certifica. Después del cierre nadie puede modificar asientos de ese mes; cualquier corrección se registra como nota de ajuste en un periodo abierto. Esto protege la confianza en los números que se presentan a la asamblea.
En TREBET cada asiento se valida en la base de datos: si débitos y créditos no cuadran, el asiento no se guarda.
¿Quieres llevar esto a tu conjunto?
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