Asamblea general en 90 minutos, no en 12 horas

En la encuesta que hicimos a 162 residentes apareció una frase que se repite en muchos conjuntos: “la asamblea duró más de 12 horas”. Las asambleas eternas no son un problema de mala voluntad; casi siempre son un problema de preparación. Esta guía resume lo que dice la Ley 675 de 2001 y lo que funciona en la práctica.

1. Convocar a tiempo y con toda la información

La asamblea ordinaria se reúne por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal, y la convocatoria debe hacerse con una antelación no inferior a quince días calendario (art. 39). La convocatoria debe incluir el orden del día.

El error más común es enviar la convocatoria sin los soportes. Si los propietarios reciben los estados financieros, el proyecto de presupuesto y las cotizaciones con anticipación, llegan con las preguntas resueltas y la discusión se concentra en decidir.

• Estados financieros del periodo, idealmente certificados por el contador.
• Informe de gestión del administrador y, si existe, del consejo.
• Proyecto de presupuesto con la cuota resultante por coeficiente.
• Cotizaciones de los proyectos que requieren aprobación.

2. Asegurar el quórum desde antes

La asamblea delibera con un número plural de propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes y decide con mayoría de coeficientes presentes, salvo las decisiones que la ley exige con mayoría calificada del 70 % (art. 45 y 46), como la reforma del reglamento o la imposición de expensas extraordinarias que superen cuatro veces las expensas ordinarias mensuales.

Si no hay quórum, la ley prevé una reunión de segunda convocatoria el tercer día hábil siguiente a las 8:00 p. m., que sesiona y decide con cualquier número plural de propietarios (art. 41). Recordar los poderes y confirmar asistencia unos días antes evita llegar a ese punto.

3. Un orden del día que se pueda cumplir

Cada punto del orden del día debería tener un responsable, un tiempo máximo y una pregunta concreta para votar. Los temas informativos pueden enviarse por escrito; el tiempo presencial se reserva para lo que requiere decisión.

Una buena asamblea no es la que más discute, sino la que sale con decisiones claras, responsables y fechas.

4. Votar con registro

Contar manos en un salón social con 200 unidades es la receta para repetir votaciones. Las votaciones digitales registran el coeficiente de cada unidad y dejan evidencia del resultado. La ley también contempla reuniones no presenciales y decisiones por comunicación escrita (art. 42 y 43), con sus propias reglas de validez.

5. El acta, dentro de los plazos

Las decisiones se hacen constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea, y el administrador debe poner a disposición de los propietarios copia completa del acta dentro de los veinte días hábiles siguientes a la reunión (art. 47).

En TREBET las decisiones quedan registradas mientras se toman: el acta se arma con el resultado de cada votación, se firma digitalmente y queda disponible para consulta, sin depender de que alguien la transcriba días después.