Asamblea general
Las votaciones de TREBET son parte del módulo de comunidad, que es gratis para el conjunto. Convocas, mides el quórum por coeficiente y votas en línea. Y cuando la asamblea termine, el conjunto queda montado: lo que no se alcanzó a decidir se resuelve después, sin volver a reunir a nadie.
Quiero una demostración
01El punto de partida
La asamblea no se alarga por mala voluntad.
Se alarga porque la gente llega sin la información, porque el quórum se cuenta a mano y porque la mitad de la sala no sabe en qué se gastó su plata. Eso sí lo medimos: le preguntamos a 162 residentes de propiedad horizontal en Colombia.
- 92,6 %
- quiere enterarse y participar en las decisiones de su conjunto desde el celular.
- 48,1 %
- no sabe cómo se está gastando su cuota de administración.
- 86 %
- invertiría el 1 % o más de su cuota para que su conjunto funcione mejor.
Encuesta de TREBET a 162 residentes de propiedad horizontal en Colombia.
02Ley 675 de 2001
Las cifras que no son negociables.
No las pone TREBET: las pone la ley. La plataforma solo se encarga de que se cumplan sin que nadie tenga que acordarse de ellas.
- 15 días
- calendario de antelación mínima para convocar, con el orden del día.
- +50 %
- de los coeficientes para que la asamblea delibere y decida.
- 70 %
- de los coeficientes en las decisiones que la ley exige con mayoría calificada.
- 20 días
- hábiles para poner el acta a disposición de los propietarios.
Art. 39
Art. 45
Art. 46
Art. 47
03Paso a paso
Cómo se hace una asamblea con TREBET.
- 01
Carga el conjunto
Subes las unidades con su torre y su coeficiente desde una plantilla, y cada una queda con el correo de su propietario. Es el único paso que toma trabajo, y se hace una sola vez.
- 02
Convoca
El comunicado sale a todos los propietarios con el orden del día y los soportes adjuntos: estados financieros, informe de gestión, proyecto de presupuesto y cotizaciones.
Art. 39 — quince días calendario de antelación
- 03
Mide el quórum
La participación se calcula sumando los coeficientes de las unidades que ya votaron, no contando manos. Se ve en vivo, así que sabes si la asamblea puede decidir antes de abrir la discusión.
Art. 45 — más de la mitad de los coeficientes
- 04
Vota
Cada voto pesa el coeficiente de su unidad, y solo vota quien es propietario: el inquilino tiene la app, pero no la papeleta. Cada votación lleva su propio umbral, así que las decisiones de mayoría calificada se cierran con el 70 % y no con el 51 %.
Arts. 37 y 46 — quién vota y con qué mayoría
- 05
Guarda el soporte
El resultado se descarga en Excel con el detalle por unidad: quién votó, qué votó y con qué coeficiente. Es lo que sostiene el acta si alguien impugna una decisión meses después.
Art. 47 — el acta, dentro de los veinte días hábiles
El acta firmada digitalmente por el presidente y el secretario es del módulo de consejo, no del gratuito. Con las votaciones tienes el resultado y su soporte por unidad, que es lo que hay que anexar; el acta la redacta el secretario como siempre.
04Así se ve
No es un formulario. Es la asamblea, en la pantalla de cada quien.
Vota desde el sofá, con el peso de su coeficiente.
05Después de la asamblea
¿Quedó un tema sin cerrar? No hace falta otra asamblea.
Es lo que siempre pasa: se acaba el tiempo, se cae el quórum, o aparece una cotización que nadie había visto. Hasta hoy, eso significaba convocar otra vez y volver a juntar a todo el mundo en un salón.
La Ley 675 contempla desde siempre las reuniones no presenciales y las decisiones por comunicación escrita (arts. 42 y 43). Lo que faltaba era la herramienta. Con el conjunto ya cargado —unidades, coeficientes y propietarios—, abrir una votación extraordinaria toma minutos, y queda abierta los días que haga falta para que todos alcancen a votar.
- El conjunto queda montado. Unidades con su coeficiente, propietarios identificados y residentes en la app. El trabajo de cargar los datos se hace una vez.
- Una votación se abre cuando se necesite. Con su fecha de cierre, su propio umbral de aprobación y la misma ponderación por coeficiente.
- Nadie se desplaza. Quien está de viaje, quien arrienda su apartamento y quien trabaja de noche votan igual.
- Y el año entrante ya está listo. La siguiente asamblea empieza en el paso dos, no en el uno.
06La cuenta
La asamblea no costó nada. Lo que sigue tampoco es un gasto nuevo.
El conjunto ya paga por llevar su contabilidad, y ya paga —en otra moneda— por las decisiones que no dejan rastro: la cotización que nadie encuentra, el acta que llega tres semanas tarde, la pregunta en la asamblea que nadie puede responder con un documento. La diferencia no está en cuánto se gasta: está en qué queda.
$0
cuesta la asamblea
Las votaciones son parte del módulo gratuito.
$890
por apartamento al mes
Con todo incluido, en un conjunto de 100 unidades.
20 → 0
días hasta el soporte
La ley da veinte días hábiles para el acta; el resultado sale el mismo día.
Esa fila del consejo es la que más pesa: el consejo existe para supervisar la gestión, y no puede supervisar lo que no ve. Cuando la cartera, la ejecución del presupuesto y los soportes de cada decisión están donde el consejo entra solo, la auditoría deja de ser una reunión incómoda y pasa a ser una pestaña.
07Lo demás
Lo que cuesta que quede así.
Esto es lo único que se cobra, y se cobra por conjunto, no por residente ni por usuario. Para dimensionarlo: $89.000 al mes repartidos entre 100 unidades son $890 por apartamento.
$0
al mes, para siempre
Lo que usas para la asamblea es este módulo, y no cuesta nada. La única cobranza es el 1 % cuando la cuota se paga dentro de la app, y normalmente lo asume el residente: la administración recibe el 100 %.
- Pago de la administración desde el celular
- Citofonía y autorización de visitas
- Reservas de zonas comunes
- Votaciones, comunicados y PQRS
$49.000
al mes por conjunto, hasta 100 unidades
Lo que la asamblea delegó en el consejo deja de decidirse por WhatsApp. Cada caso abre con sus términos de referencia, recibe tres ofertas sobre las mismas condiciones y se vota; el acta sale firmada el mismo día y el contrato se genera solo.
- Tres proponentes por caso, comparables entre sí
- Acta con firma digital del presidente y el secretario
- Contrato con seguimiento hasta el cierre
- Archivo consultable de pólizas y soportes
$69.000
al mes por conjunto, hasta 100 unidades
Los estados financieros que la asamblea tiene que aprobar salen de acá, bajo NIF, sin que nadie los transcriba. Y la ejecución del presupuesto se puede mirar contra lo aprobado mes a mes, no una vez al año cuando ya no hay nada que corregir.
- Cuotas causadas por coeficiente, automáticas
- Cartera por unidad y acuerdos de pago
- Balance general y estado de resultados bajo NIF
- Ejecución presupuestal mes a mes
Los tres juntos cuestan $89.000 al mes en conjuntos de hasta 100 unidades, menos que los dos por separado. En pago anual se pagan 10 meses por 12, así que el año sale en $890.000 en vez de $1.068.000: $178.000 de diferencia. Ver todos los tramos.
100
primeros conjuntos
No los dejamos montando esto solos.
A los primeros cien conjuntos que entren les acompañamos la puesta en marcha: una sesión en vivo con el administrador y quien él quiera sumar —el consejo, el contador, la portería— para cargar las unidades con sus coeficientes, dejar la primera votación armada y resolver las dudas sobre la marcha, con su conjunto en pantalla y no con un ejemplo.
Sin costo y sin condición de permanencia: el módulo de comunidad es gratis con o sin la sesión. Lo hacemos porque el primer día es donde se cae todo, y porque viéndolo nosotros aprendemos qué falta.
08Preguntas
Sobre la asamblea y la votación.
01¿Es legal hacer la votación de la asamblea por una app?
Sí. La Ley 675 de 2001 no exige que el voto sea en papel: exige quórum, mayorías y que las decisiones consten en acta. Además contempla expresamente las reuniones no presenciales (art. 42) y las decisiones por comunicación escrita (art. 43), siempre que participen todos los propietarios y quede constancia. Lo que aporta la votación digital es justamente la constancia: queda registrado qué votó cada unidad y con qué coeficiente.
02¿Las votaciones son gratis de verdad o es una prueba de 30 días?
Son gratis, sin plazo. Las votaciones son parte del módulo de comunidad, que cuesta $0 al mes para el conjunto y no vence. La única cobranza del módulo es el 1 % cuando un residente paga su cuota de administración dentro de la app, y normalmente lo asume él. Si el conjunto nunca usa el pago en línea, nunca paga nada.
03¿Cómo se cuenta el quórum si mi conjunto vota por coeficiente?
Así es como se cuenta. La participación se calcula sumando los coeficientes de copropiedad de las unidades que votaron sobre el total del conjunto, no contando apartamentos. Un apartamento con coeficiente 3,0 pesa el triple que uno de 1,0, que es lo que exige la ley. Cada votación puede además llevar su propio umbral, para las decisiones que necesitan el 70 %.
04¿Puede votar un arrendatario?
No. Solo vota quien está marcado como propietario de la unidad, y lo mismo aplica para ser parte del consejo (arts. 37 y 53 de la Ley 675). El arrendatario usa la app igual —paga, reserva, pide citofonía, recibe los comunicados—, pero no aparece la papeleta. La administración marca quién es propietario y quién inquilino desde el panel.
05¿Qué pasa con el propietario que no tiene celular o no quiere usarlo?
Vota como siempre, en el salón, y la administración registra ese voto. La votación digital no reemplaza el poder ni la asistencia presencial: le quita el trabajo manual a los que sí pueden votar desde el celular, que en nuestra encuesta fueron más de nueve de cada diez.
06¿Cuánto se demora dejar el conjunto listo para la asamblea?
El trabajo real es cargar las unidades con su torre, su coeficiente y el correo del propietario, y para eso hay una plantilla de Excel. Hecho eso, convocar y abrir la votación es cuestión de minutos. Conviene empezar con holgura frente a los quince días de antelación que pide la ley, para que los propietarios alcancen a registrarse antes de la reunión.
07¿Y si quedamos a mitad de camino y falta decidir algo?
Se abre una votación extraordinaria cuando se necesite, con la fecha de cierre que convenga. Como el conjunto ya quedó cargado, no hay que volver a montar nada ni convocar a un salón: es el mismo mecanismo de la asamblea, aplicado al punto que quedó pendiente.
08¿Sirve si el conjunto ya tiene administrador y contador?
Sí, y no los reemplaza. El administrador sigue administrando y el contador sigue certificando los estados financieros, como exige la ley. Lo que cambia es dónde queda la información: en un solo lugar que los propietarios pueden consultar, en vez de en el computador de alguien.
La asamblea es una vez al año.Empieza por ahí.
Crea tu conjunto, carga las unidades y abre la votación. No cuesta nada y queda montado para lo que venga después.