Asambleas virtuales y mixtas en Colombia: cuándo son válidas y qué prueba debe guardar

Sí, en Colombia las asambleas de copropietarios pueden ser no presenciales o mixtas. La Ley 675 (art. 42) las admite cuando los propietarios pueden deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, con el quórum requerido, y cuando queda prueba inequívoca de quién votó, qué votó y a qué hora. Las decisiones del 70 % no pueden tomarse en reuniones no presenciales (art. 46).

Doña Gloria no puede bajar al salón

Doña Gloria tiene 78 años y vive en el piso 11. Desde que el ascensor falla, no baja a las asambleas. Su hijo trabaja de noche en Medellín y es copropietario del apartamento. Ninguno de los dos ha votado en tres años. Para ellos, una asamblea mixta no es un lujo tecnológico: es la única forma de participar.

Qué dice la ley

El artículo 42 de la Ley 675 establece que hay reunión no presencial válida cuando, por cualquier medio, los propietarios o sus representantes pueden deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, con el quórum requerido. Si la comunicación es sucesiva, debe ser inmediata, y el revisor fiscal debe dar fe de ello.

El parágrafo exige una prueba inequívoca, como una grabación, que identifique a quien emite cada comunicación, su contenido y la hora, junto con una copia de la convocatoria.

El artículo 43 permite además decisiones por comunicación escrita: cada propietario expresa su voto con nombre, contenido, fecha y hora; la mayoría se calcula sobre el total de coeficientes; y si los votos llegan en documentos separados, deben recibirse en un mes desde la primera comunicación.

Lee también: Trazabilidad e histórico de votaciones: la mejor defensa ante una impugnación

Los límites que no se pueden olvidar

• Decisiones del 70 %: no pueden tomarse en reuniones no presenciales (art. 46, parágrafo).
• Ineficacia: el artículo 44 señala que las decisiones de los artículos 42 y 43 son ineficaces si algún propietario no participa en la comunicación; por eso muchas copropiedades prefieren el formato mixto para las asambleas ordinarias.
• Acta: debe asentarse, firmarse y comunicarse en los plazos legales.

Sobre las reuniones mixtas (parte presencial, parte virtual), el Ministerio de Vivienda ha recordado la regla del Decreto 398 de 2020, incorporada al Decreto 1074 de 2015, y la obligación de dejar constancia en el acta de la continuidad del quórum y de verificar la identidad de los participantes virtuales. Además, hay proyectos de ley en el Congreso que buscan dar más respaldo jurídico a las asambleas virtuales y mixtas (Blu Radio).

Lee también: Mayoría simple o 70 %: qué decisiones del conjunto exigen cada una

¿Están listos los copropietarios? Los datos dicen que sí

Según la ENTIC 2024 del DANE, el 90,6 % de las personas de 5 años y más usó celular, el 79,3 % usó internet, el 97,5 % de los usuarios de internet se conectó desde el celular y el 87,3 % hizo videollamadas o usó mensajería. La barrera ya no es la tecnología: es tener un mecanismo confiable.

Qué registra TREBET para que la prueba exista

En una votación de TREBET queda registrado quién votó, qué votó, cuándo y con qué coeficiente; el quórum y la mayoría se calculan sobre coeficientes; y la votación se cierra automáticamente en la fecha configurada (validez legal). La firma electrónica del acta, con fecha, hora y huella que detecta cambios posteriores, hace parte del módulo Consejo y se apoya en la Ley 527 de 1999.

Lo que la plataforma no hace: verificar la calidad de propietario o la validez de los poderes, ni convocar. Esas tareas siguen en manos de quien preside y de quien convoca.

Lee también: Votaciones digitales seguras: datos personales, Ley 1581 y lo que la SIC exige a los conjuntos

Contenido divulgativo. Antes de una asamblea no presencial o mixta, revise su reglamento y obtenga asesoría jurídica.